支离破碎

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5個圖表，輕鬆搞定簡報
【編譯／吳凱琳】 要做簡報不難，然而要做到提綱挈領、一目了然，就需要技巧了。 特別是現代人工作忙碌、時間有限，只有文字敘述的簡報完全沒有任何吸引力。以圖為主、文字為輔是最重要的簡報技巧，只要發揮創意，運用幾個簡單的圖表，就能快速讓人了解你要說的內容。 日經《上班族》（Associé)雜誌最近特別製作專題，採訪多位簡報達人，分享他們個人的獨門圖解技巧，以下我們摘錄其中最實用的幾項建議給大家作為參考。 先想清楚簡報的目的 《圖解200》的作者永山嘉昭建議，在製作簡報之前，應該要先思考以下幾個問題，因為這關乎到圖表呈現的方式。 ● 簡報的目的是什麼？ ● 你的對象是誰？如果對方重視的是細節或數字，那麼你在製作圖表時，就必須特別強調。例如，你不能只畫出線條圖，還必須標示出詳細的數字。 ● 手邊有哪些資料？這些資料彼此之間有什麼關聯？製作圖表最重要的就是抓出重點，將文字轉化為圖表的形式。 因此，你必須多花時間整理手邊資料，歸納出幾個關鍵重點，分析這些重點之間的邏輯關係，這樣才能知道要如何做成圖表。 你必須要會的5種基本圖表 製作圖表並沒有想像中複雜，只要學會以下5種最常用的圖表，就可以無往不利。 ● 樹狀結構圖：通常第1張簡報必須說明這次簡報的內容大綱，這時就可以採用這種樹狀圖結構，讓所有人一看就知道你要報告的重點以及層次。 在製作簡報前，也可以運用樹狀圖，系統化地思考報告內容，每張簡報之間才會有清楚的邏輯架構。 ● 表格分類圖： 需要呈現精確的數字，同時進行多個項目之間的比較時，比較適合這種圖表方式。 ● 集合關係圖：與樹狀圖不同的是，如果你要說明的事項屬於同一層級，而且彼此之間相互關聯時，就可以採用這種圖表說明。 例如，分析某項新產品的潛在客戶群。假設這項新產品可以滿足3大不同消費族群，而這3大族群具有某種共通特質或需求，正是新產品的訴求點所在。 ● 位置關係圖： 如果要分析市場上不同產品或是競爭對手的定位時，可以考慮這種圖表。 ● 流程圖： 流程的表現方式大致分為兩類，一是單向流程，二是循環式流程。無論如何，步驟不要劃分得太細，只要抓住其中最重要的幾個大項即可。 掌握人們的閱讀習慣 除了依據內容屬性，選擇適當的圖表形式之外，也要考量一般人的閱讀習慣。日本山之內綜合研究所的創辦人山之內孝明認為，簡報的版面排列必須注意以下幾點： 1.最重要的內容放在最中間的位置。 例如要介紹新產品的特色時，可將產品照片置於正中央，再於左右兩側空白地方說明產品特色。 或者，在撰寫年度目標與行動計劃時，不一定使用傳統的由上而下的條列式寫作方法，你可以將要達成的目標（也許是數字或文字敘述）放在中間，再將細部的行動計劃寫在左右兩側。 2.由左至右排列。 如果有一個以上的圖表，應該是由左到右。 3.由左上到右下。 標題或是最重要的結論要放在左上方的位置，最後可在右下角摘要整理重點。圖表用色5大原則 簡報的色彩運用也要特別注意，專門為企業設計與製作平面出版品的矢島隆指出，圖表的用色必須把握住5大原則： 1.顏色數量盡可能減少，並使用同色系，才不至於讓版面看起來眼花撩亂。 2.大面積的顏色區塊使用淺色系，感覺比較清爽，太鮮豔的顏色會有壓迫感。 3.線條式圖表可採用較鮮豔的顏色。 4.盡量採用冷色系與中性色系，但如果需要用到比較多不同的顏色作為區分，就不適用。 5.如果報告時必須使用投影機，記得圖表顏色要加深，因為投影出來的顏色會比電腦螢幕上看到的要淡一些。 此外，矢島隆也特別提醒，即使是文字敘述，用色也要很小心，一個段落中千萬不要出現兩種以上的顏色。 例如，標題使用不同的顏色，文字內容當中又用另一種不同顏色凸顯某些重點，使用這麼多的顏色等於沒有重點。 應避免3大錯誤 除了要留意以上重要的基本原則之外，也要避免一般人在製作圖表時常犯的錯誤。 錯誤1：圖表過多，沒有整合。 圖表愈多不代表愈好，你應該要再多想，有沒有哪些圖表可以整合成一個圖表。 舉例來說，你可以用以下的圖表來說明，公司如何透過客戶支援部門，取得客戶的反應意見與要求，並提出解釋與改進。 但是這樣還不夠，你還必須畫出客戶支援部門與公司其他部門之間的關係，才能讓所有人了解整體的作業流程。 事實上，這兩個圖表可以整合成為同一個，這麼一來就簡單清楚多了。 錯誤2：未達到圖解的目的。 很多時候，雖然你運用了許多的圖表來說明，但事實上根本沒有達到預期的效果。 舉例來說，表格式圖表雖然簡單好用，但不一定是最好的呈現方式。它只是整理資料的第1步，你應該再進一步轉化成其他更容易閱讀與快速吸收的圖表形式。 假設，你要比較消費者對於你們公司與其他競爭對手的產品，在滿意度上有何差別。最後調查的結果如下，其中B代表你們公司： 這個表格的好處在於，可以讓大家看到每家公司在3個不同指標的滿意度數據，資料非常完整。但是，很難立刻看出你們公司在所有競爭者當中的確切位置。比較好的方法如下： 紫色區塊代表每項指標的滿意度區間，例如在X指標中，4家公司的得分落在55到70之間。紅色原點表示你們公司的得分落點。如此一來，就可以很清楚地看出你們公司在各項指標的顧客滿意度上是居於領先地位或是落後。 錯誤3：使用錯誤的圖表形式。 每種圖表都有它特定的用途，你必須依據表達目的的不同，小心選擇。 例如，假使你要表現過去4年來某項產品不同品牌的市佔率變化，使用長條圖的做法，可以清楚看出每個年度哪些品牌擁有較高或較低的市佔率。 然而，如果你的目的是要表現每個品牌這4年來的市佔率變化，使用上述的長條圖就很難一眼看出來，更有效的做法是分別畫出3個品牌的市佔率變化線圖，這樣才能看出哪些公司在走下坡，哪些公司正在急起直追。 未來是視覺圖像的時代，掌握圖表的製作技巧將更為重要，就從現在開始，學習利用圖像思考以及表達你的意見。 【2006年12月Cheers雜誌】



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